Hướng dẫn chuyển đổi file Excel thành Google Sheet và ngược lại

Bảng tính không chỉ là công cụ cho các nhà tài chính, kế toán. Thực tế thì rất nhiều người sử dụng bảng tính để tổ chức và quản lý dự án của mình. Bạn có thể sử dụng bảng tính trong việc theo dõi hóa đơn của khách hàng, lưu trữ dữ liệu và xây dựng ngân sách cho dự án.

Như bạn đã biết Excel là vua của các bảng tính, nhưng hiện nay Google đã cho ra đời một công cụ được sử dụng phổ biến như hiện nay đó là Google Sheet. Nó thực sự rất nhẹ dễ truy cập để sử dụng và thao tác đặc biệt là nó hoàn toàn miễn phí.

Khi làm việc với Google Sheet thì đôi khi chúng ta cần sử dụng dữ liệu từ một file Excel có sẵn. Trong trường hợp này thì bạn cần chuyển đổi qua lại giữa 2 định dạng này để tối ưu cho việc xử lý công việc của bạn. Sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi từ Excel sang Google Sheet và ngược lại.

Cách nhập tệp Excel vào Google Sheets

Đầu tiên bạn phải đăng nhập vào Google Drive để sử dụng. Bạn phải có tài khoản của Google , nếu bạn chưa có tài khoản Google bạn có thể tạo một tài khoản và mở khóa để sử dụng tất cả các ứng dụng Google như Google Docs, Sheets và Google Form. Google Sheets có thể hoạt động với các định dạng tập tin Excel sau: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .ods, .csv, .tsv, .tab. 

Nếu bạn cần mở một tập tin trong Google Sheets, trước tiên tập tin đó phải được lưu trữ trong Google Drive của bạn. Vì vậy, đầu tiên phải tải tập tin đó lên tài khoản Drive của bạn.

Tải tập tin Excel lên Google Drive

Bước 1: Mở trình duyệt web và truy cập Google Drive bằng cách nhập địa chỉ drive.google.com, rồi đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.

Bước 2: Ở trên cùng bên trái của màn hình Google Drive, bấm bạn chọn “New -> File Upload” sau đó thì chúng ta tìm đến file Excel trên máy tính của bạn.

Bước 3: Chọn tập tin Excel bạn muốn tải lên từ máy tính của mình, bằng cách kéo thả.

Bước 4: Các bước trên sẽ thêm tập tin Excel vào tài khoản Driver và giờ bạn có thể mở tập tin đó ngay cả khi máy tính chưa cài đặt Excel. Để xem nội dung tập tin, chỉ cần kích đúp vào tập tin đó. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa tập tin Excel bình thường, chia sẻ và cộng tác với những người khác trên bảng dữ liệu bằng Google Sheets. Tất cả các thay đổi sẽ được lưu vào tập tin Excel gốc.

Cách xuất Tệp Sheets trở lại Excel

Giả sử bạn đã thực hiện một số thay đổi đối với bảng tính của mình trên Google Sheets và cần lưu lại bảng tính đó thành file Excel để tiếp tục làm việc bạn có thể làm điều đó nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột. Cách thực hiện như sau:

Nếu tập tin đó đang được mở trong Google Sheets. Truy cập vào menu File > Download > Microsoft Excel (.xls)

Lưu ý: Bạn cũng có tùy chọn lưu tập tin này ở các định dạng khác như PDF, HTML hoặc CSV.

Mặc dù người dùng có thể chuyển đổi qua lại giữa định dạng tập tin Excel và Google Sheets. Nhưng vẫn có một số vấn đề liên quan đến khả năng tương thích với một số tính năng nhất định mà bạn cần lưu ý gồm:

• Tập tin Excel được bảo vệ bằng mật khẩu thì bạn thể nhập tập tin đó vào Google Sheets cho nên muốn nhập vào thì bạn phải xóa mật khẩu đó trước khi thực hiện
• Các liên kết trong Excel  sẽ không được tính trên Google Sheets
• Google Sheets không hỗ trợ PowerPivot, Power Query và tính năng Data Model của Excel.
• Google Sheet cũng không hỗ trợ các tập tin Excel có macro viết bằng VBA. Tuy nhiên thì các mã này có thể chuyển sang AppScript của Google Sheets khi bạn làm việc.

Nếu tập tin Excel có bất kỳ phần tử nào ở trên, những phần tử này sẽ bị ẩn, bị mất hoặc tệ hơn là bị thay đổi. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã loại bỏ các tính năng trên trước khi chuyển đổi.

Chúc bạn thành công.